livedoor●現場から中継
2008年09月30日
小規模マンション「復活への道」（４）
急ピッチで準備を進めてきて、ようやく臨時総会の準備です。
今回は、総会議案書を私が作成しました。管理会社時代に様々な議案書を作ってきたことが役に立っています。
就任したばかりの理事の皆さんも少しずつ理事会活動に慣れてきて、出欠票の回収や声掛けなどを積極的に取り組まれた結果、約１５件のうち１件を除き全員から票を集めることができました。管理規約の全面改訂は総議決権数・総組合員数の４分の３以上の賛成が必要ですが、これもクリアです。
わずか２ヶ月前までは「理事会なし」「総会なし」「コミュニケーションなし」「ルールなし」なし、なし、、、だったのが、今では管理組合としての「形」と「血の通ったコミュニティー」ができつつあるのを感じるようになってきました。
総会当日、約半数が出席し、ワイワイと楽しく話しながら全議案が承認されました。
規約が整備され、管理会社の導入が決まり、建物調査診断や長期修繕計画の作成も承認されました。
そしてこれが一番嬉しい議案だったのですが、理事からの提案で議案化した「自動販売機の設置」も皆さんの承認を得ました。
何故この議案成立が一番嬉しかったかと言うと、
「管理組合員が自分達で考えた議案」
だったからです。
私はちょっとアドバイスし、議案書の文案を作っただけです。実務（ベンダーとの折衝や条件交渉、イメージ写真取り寄せなど）はすべて理事の皆さんで行いました。
『皆さんも是非この販売機でジュース買って下さいね。１本売れれば○○円の収入が管理組合に入りますからね』と理事も営業を兼ねています（笑）。
つい最近までの『無管理』状態では考えられない自主性です。
そして「財政の厳しい管理組合に収入源を」との意識の芽生えです。
そして出席者の笑顔、会話、理事の安堵感、、、
『活きた総会』ここに携われることは私にとって快感ですし、マンション管理士冥利に尽きます。（肝心の問題解決はこれからスタートですが）
2008年09月25日
高い壁を乗り越える理事
「管理組合を良くしたい」「問題を解決したい」と高い志を持つマンション住人にとって大きな壁は、実はスタートラインにそびえ立っています。
最初で最後、そしてものすごく高い壁、
「他の管理組合員の無関心」という壁が。
いくらマンション管理に熱心で知識が豊富なマンション住人でも、一人では何もできません。あくまで管理組合という団体の一員に過ぎません。
また、マンション管理運営に冷めた（その時点で無関心な）住人に対し、あなたの持つ「熱心の 『熱』 」を少しずつ分けて（シェアして）いかないと、マンション全体としてなかなか熱くなってこないどころか、余計に冷え込んでしまう可能性があります。
この意味で、先週末にご相談対応をさせて頂いたマンション管理組合の理事「達」は、私が会った時点でその「壁」を乗り越えていました。
つまり、「熱心」かつ「冷静」な理事会役員「２名」と会ったのです。
当所の顧問先管理組合の理事長から紹介頂いた方々ですので、もちろんマンション管理に関する下地はできていたのだと思いますが、この２人が理事会役員を務める管理組合は、つい先日に設立臨時総会を終えたばかりの、まさにピカピカの築１年目マンションでした。
これほど早い時期に熱い想いと冷静な心を持って臨んでいるということは、恐らく入居前からマンション管理を勉強し始めたのではないか、と推測がつきます。
そして二人を見ていると、リーダーとして先頭に立って進める理事長と、それを冷静にサポートする理事とで自然と役割分担ができているようにも感じました。
他の理事会役員も上手に巻き込み、一般の区分所有者にも理解を得るべく広報を配布し、徐々に合意を得ていく、、、お手本のような管理組合活動です。
それも、第１期からです。
あとは、問題解決（管理会社変更や一般会計のコスト削減、長期修繕計画の見直し等）のため具体的なアクションを起こしていけば、十分に問題解決できるでしょう。今後はそのアドバイスをさせて頂く予定です。
「管理組合を良くしたい」「問題を解決したい」と高い志を持つマンション住人にとって最初で最後、そしてものすごく高い「他の管理組合員の無関心」という壁は、
この二人には無縁のようです。
2008年09月12日
小規模マンション「復活への道」（３）
（前回記事「小規模マンション「復活への道」（２）」はこちらをクリックして下さい。）
それまでの自主管理から一部委託管理（会計・出納）への変更の目処がつきました。
次に取り掛かったのは、「管理規約の全面改訂」です。
それまでの管理規約は、昭和５０年代の新築時に作られたもので、今まで一度も改訂されたことがなく今日に至っていました。
当初、私は現状に合った内容への「修正」を提案しました。
しかし規約をめくっていくと、ちょこちょこっと修正する方が大変なくらい現実と乖離している内容でしたし、そもそも当時の規約ですから、データもありません。
コピーのコピーの、そのまたコピーされた規約は所々条文がかすみ、ＰＤＦファイルをＷｏｒｄファイルへ変換するのも容易ではない、と察しがつきました。
「こりゃイカン！」と思い直し、その場で全面改訂（標準管理規約【※】の準拠バージョン」の提案に切り替えたのでした。
【※】マンション管理を管轄する国土交通省が作成した管理規約の標準モデルのこと。
この見直し作業においては、マンションの歴史や特性を上手に盛り込まないと矛盾が起こりますし、標準管理規約はあくまで「標準」であり、こちらのマンションでは当てはめない方が良い条文も多々ありましたので、結局は第１条から一字一句見直すことにしました。
この作業は時間がかかりますし慎重に行わなければなりません。本来の私の性分からすると得意ではないほうでしたが、やり終えた時は爽快感があります。（こんなことを言っていたら管理士失格！？）
さらに、ほとんど未整備であった使用細則や運用細則、各種申請書式も完備させ、まったく新しい管理規約ができました。
理事長と数回のキャッチボールを経て、理事会の承認を得たこの新管理規約も、管理会社導入（前回ブログ参照）と同様に臨時総会で議案化することになります。
2008年09月10日
小規模マンション「復活への道」（２）
財政の厳しい小規模マンションでは、それまでの自主管理から委託管理へ変更するにあたり、コスト面で当然ながら委託できる範囲が限定されます。
そこで、私からの提案に基づいて、
『会計・出納・滞納者督促だけを委託したい』
というわがままな見積依頼を、２社の管理会社へ打診しました。
でてきた見積金額はびっくりする位リーズナブルです。
理事会で検討し１社を選定、次回臨時総会で管理会社導入が決議されることになりました。
マンション管理においては、この「会計業務・出納業務」（簡単に言うとお金の取り扱いと帳簿付け、決算予算資料作成）は管理会社の得意とする業務であり、仕組みも整っています。
一方で管理組合ではもっとも面倒な作業ですし、一部の理事が行うことで透明性や正確性が著しく損なわれます。
また、私（マンション管理士）の仕事でもありません。
ですから、この部分は管理会社へ委託すべきと考えます。
ところが、理事会や総会のフォローなどは必ずしも管理会社のフォローが「必要」とは限りません。
小規模マンションではこの部分に相当する業務はとても少ないし、我々マンション管理士のような「理事会・総会フォロー専門」の人間もいます。またインターネットを駆使して必要な情報を一定レベルで調べることも可能ですので、管理組合独自でもできないことはありません。
さらに各種設備の保守点検は管理会社が自社スタッフで行うことは少なく、もっぱら協力会社（下請け）へ再委託、さらに再々委託、再々々、、、ということが往々にしてありますから、管理組合が施工会社へ直接発注すれば中間コストを省くことができます。
こうして、特に小規模マンションでは将来の財政を考えた場合、
「管理会社へ委託する『必要がある』業務」のみを委託し、
「あったらいいな」的な業務は徹底的に委託しない
この考え方が大切です。
企業経営で言う「選択と集中」ですね。
※メルすみごこち事務所コラム「賢い小規模マンションになろう」参照
2008年08月27日
顧問先マンション｢夏のイベント｣
8月23日、川崎市の築年数の浅い小規模マンションで今年2回目となる｢夏のイベント｣が行われました。
６月から理事に就任したばかりの理事の皆さん（前回ブログ記事参照）が各々企画を持ち寄り、ようやくこの日を迎えました。
では2回目のイベントに乾ぱーい！
初めはお酒がないためか少々緊張気味です。
普段は自分の部屋へ帰るための道でしかないエントランスホールが非日常の空間になります。
風除室もこうやって使うと広いですよね。
天井もお洒落ですよ。
約５０名の参加者が埋まってしまいます。
｢おまちどうさまです！｣理事の友人（助っ人）が理事の家でピッツァを焼きエレベーターで持ってきてくれました。パスタも出てきましが、すぐに完売です。
おや？隅っこでなにやら焼いているぞ、、、
餃子です。中国出身の理事の家族が身振り手振りで子供に皮の包み方から教えてます。
しかも本場中国の餃子ですよ！
子供は面白そうに作っていきます。
ハイ出来上がり。
100個は瞬く間に完売してしまいました。
初めは｢私恥ずかしい｣と遠慮されていたのに、当日はノリノリでした。
｢来年は水餃子を皮から作ります！中国では水餃子の方が人気ですよ！｣早くも来年を見据えています（笑）
おやっ？こちらにも人だかりが。
うぉっブリの頭が！
立ち入り禁止の看板と同じ写真に収まるとなんとも滑稽ですね。
前回ブログで｢魚、やります｣と静かに宣言した理事さんが、皆の前でさばいていきます。子供だけでなく大人も｢一匹丸ごとはやったことない！｣と見守ります。
お待ちっ！
見てくださいこのげた盛り！
おにいちゃん、あなたのお父さんは誇りです。
これがまた、あっという間に完売。（皆さん普段ちゃんとご飯食べてるのでしょうか（笑）
するとブリの頭を持った他の理事が、｢よし、やってみよう｣と自宅へ持ち帰り、、、
ブリのカマ焼き！！！
（このポーズが良く解りません（笑）
おろし金は別の理事が用意し、大根おろしをつけて出来上がり！
理事3ヶ月目の立派な即席チームプレーでした。
ところでこの帽子のお兄さん、理事です（笑）
理事に就任したときは無口で怖そうでした（正直）が、実はこのイベントの一番の盛り上げ役でした。
子供も彼のところへどんどん群がってきます。
自宅から本格的なコーヒーメーカーまで用意して、ラテからキャラメルマキアート、エスプレッソまで何でも作ってくれます。もうスタバ状態です。
お酒の苦手な方や酔えない人はカフェを楽しんでいました。
おや、こちらにも人だかりが。
お、バーテンダーのマティーニさんです。
帽子をかぶった理事さんの友人が助っ人で来てくれました。
川崎で店を開くプロで、静かな笑顔と適度な会話、そしてシェイキング、どれをとっても一流です。
琥珀色のカクテルとひと時のほろ酔い気分を求め奥様方がオーダーしていきます。
あっ、裏理事長！寝ちゃダメですよ！！
実は18時30分開始で、理事長が22時過ぎに締めたものの3分の1が残り、結局終ったのは25時！
はっきり言って｢不良管理組合｣ですね（笑）
こちらのマンションは第1期から顧問をさせて頂いてますが、4期になり早くも｢文化｣が根付こうとしています。
理事経験者がかなり高い確率でイベントに来てくれるのは、理事会活動を通じて自分達の住まいに関心を持ったり、心地よさを感じているからだと思います。
こちらの元理事さんもその後お子さんが生まれ、遠くから親御さんを招待し皆で楽しんでいました。とても嬉しいですよね。
また、子供の笑顔にはいつも癒されます。
本当に屈託のない笑顔です。
どうですか、この顔。私的に最高です。
自分も子供が産まれ、より一層いとおしく思えるようになりました。
そして、楽しむ人がいて、楽しむのをサポートする人がいてイベントは成り立ちます。事前に手伝ってくれる人（そのためだけに来て仕事で帰った元理事さんもいました）、イベント運営に気を配る理事長やオブザーバーの方、
そして、｢お酒が飲めないから｣とコーヒー片手にひたすら写真を取り続けてくれた居住者の方、
また静かに暮らしたいと欠席された方、、、
皆さんの作為不作為の気遣いがあってこそ、イベント（いや、マンション管理運営そのもの）がうまくいくんだなぁ、、、としみじみ感じるイベントでした。
皆さん、本当にお疲れ様でした。
2008年08月11日
小規模マンション「復活」への道（１）
以前のブログ「自分に腹を立ててください」で、新宿区の小規模自主管理マンションで、具体的な提案をすることに。
分譲以降30年、管理組合運営や建物設備の維持修繕を何もやってきていないので、ある意味マンション管理士として
「大ナタを振るうことができる」
やりがいのあるマンション、という言い方もできます。
・管理規約の全面改訂
・自主管理から委託管理への切り替え（詳しくは次回ブログにて）
・理事会／総会の機能化
・会計期間の変更
・建物劣化調査（給水菅含む）の実施
・長期修繕計画の作成
・大規模修繕の実施
・修繕積立金の値上げ、etc…
結構ボリュームあります。
箇条書きにするとたいしたことなさそうですが、一つ一つ結構重いです。
これらを約８ヶ月の間に２回の臨時総会を挟み具現化していくプランです。
そして上記をクリアする為に、この間で居住者間のコミュニケーション醸成も行っていく必要があります。
幸い、組合運営の大切さを認識し始めた理事の皆さんがとても前向きで明るく、未来に希望を持っているので、必ず上手くいくでしょう。
小規模マンション「復活の道」スタートです。
そして今日、上述の「自主管理から委託管理への切り替え」を検討すべく、都内のある管理会社を訪問し、社長と面会し相談に乗ってもらいました。
『会計・出納・滞納者督促だけを委託したい』というわがままを、社長に快諾頂き交渉は成功。
まずは管理組合へ良い報告ができそうです。
2008年07月18日
管理会社の見積金額を見ると失敗しますよ
当所では、管理会社変更のコンサルティングを実施する場合、
見積勝負・見積金額ありき、という考え方はありません。
管理会社へは、当所が提供する「提案見積参加依頼書」という詳細な説明書きの中で、管理組合が管理会社変更に踏み切った理由について、
「理事長の熱いコメント」と
「当所からの客観的なコメント」
の２つを明記しています。
当所は管理組合の要望を聞き出し、管理組合が求める管理会社像を共有した上で、
それに見合った選定方法を考えていきます。
管理費削減ありきで成功報酬スタイルを取るコンサルタントやマンション管理士
が多数いますが、それは良い結果を産みませんので当所ではやりません。
今回の管理組合でも、現行管理会社に対する不満点を解消できるパートナーを選びたい、という趣旨です。
見積金額も大切ですが、『現状の不満の解消＝資産価値の向上』と理事会は考え
ています。
ですから当所からは、見積金額にそう大きな価格差がない限り、
『洞察力（観察力）』『問題提起力』『提案力』
といった中身を重視した選考をご提案し、理事会も了承しています。
そうなると、選考におけるプロセスが勝負となります。
こんな話をすると、
「見積金額は安くならないの？」
「管理費削減は期待できないの？」
という声が聞こえてきそうです。
もちろん下がりますよ。
但し、ダンピングのように削減させると品質低下と言う最悪の結果を招きますよ、とアドバイスさせて頂きます。（自らの失敗体験もいずれお話します。）
次回ブログでは、管理会社の品質勝負でも管理費が適正に下がる簡単な理由と、多くのコンサルティング会社やマンション管理士が行っている「成功報酬制度」のメリットとリスクについて、わかりやすくお話します。
2008年07月17日
管理会社が選定されなかった理由
ちょうどこちらでは管理会社変更のための選定を行っています。
この日は１０社から５社へ絞込みを行いました。
当然、落選となった管理会社へはその旨を通知しなければなりません。
当所では、希望する会社に対し、落選した理由をありのままお伝えしています。
電話でもメールでも、これは結構大変な作業です。
それでは何故細かくお伝えするのか？
理由は２つあります。
１）回答することが参加してくれた管理会社に対する誠意と思っているから
２）見積金額が高かったのか？という質問が多いが、本質を理解して欲しいため
今日はせっかくですから、落選した理由を書いた文章を以下に掲載してみます。
（以下当所からのコメント）
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
お耳に痛いかもしれませんが、当方のせめてもの誠意と受け止めてください。
御社に対する理事及び当所の評価については以下の通りです。
○提案が少なかった
（御社のご提案２つはいずれも的確でしたが、他社は加えて４つ（つまり当所の
お送りしたフォームの上限いっぱい）に提案を寄せており、熱意が感じられた。
○近隣で管理しているマンション一覧を教えて頂きたかったのに、○○区と○○○市という遠距離のマンションが紹介されていた
○質疑の質が普通であった
質問の数は多く応えがいがありましたが、他社は当方が提示した仕様書の『抜け』をしたり、仕様書からは見えてこない点を細かく質問してきたりと、よく見ていました。
○会社概要で提示頂いた数字を見ると、売上高に対する営業利益率が○％であり、他社が○〜○％であったことと比較すると、本業における経営効率が良くないのではないか、という推測が成り立ちます。
つまり薄利多売の戦略という推測が立ってしまい、今回のような大規模でいろいろと大変なマンションの管理をお願いした場合、御社にとっても費用効果が悪くなり、長く続けていただけるか不安になってしまった
※別の管理会社に対する回答
○現地調査後の質疑がない
・『洞察力（観察力）』『問題提起力』『提案力』は質疑の中身からうかがい知ることができますが、御社は提出しませんでした。他社は質疑の中で当方が用意した仕様書の『抜け』を指摘してきたりと細かくチェックを入れていましたが、御社にはそれがありませんでした。
・悪い言い方をすると、他社が熱心に見て指摘した質疑のおいしい所だけ取ろうとした、、、と受け取られても仕方ありません。
○会社概要・見積・提案書フォームのルールに加工や不満点があった
○理事長宛に21部送ってほしいとお願いしたが、1部のみしか届かなかった
以上、これら細かいことのように思うかもしれませんが、一つ一つの積み重ねが
理事の印象を悪くし、現行管理会社から御社に変えて大丈夫？と思わせる要素と
なっていったのは事実です。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
以上、２社への回答を載せてみました。
見積金額が高い、、、とは一言も言っていませんよ。（本当です）
なぜ落選したのか、、、次回ブログでは、当所の管理会社選定における考え方をお伝えします。
2008年07月14日
自分に腹を立ててください
週末に新宿区のマンション管理組合へ相談業務に行ってきました。
こちらは築３０年、１０数戸、自主管理のマンションです。
自主管理というよりは、全員が無関心で理事長権限のない『裏理事長』が勝手に運営をしているような、無管理状態でした。
総会は開いたことがない、修繕積立金がいくらあるか判らない、誰が持ち主かわからない、大規模修繕もやったことがない、、、ない、ない、でした。
当所にお問い合わせ頂いたお客様もマンションの現状をほとんど知らない状態でした。
これは困った。
私からのアドバイスは、（いつもの通りですが）
『まずはマンション内にあなたの疑問に共感してもらえる仲間を作ってください、３人集まったら私行きますよ。』
他の居住者とコミュニケーションなど取ったこのお客様、アクティブに他の所有者一軒一軒へ声をかけた結果、それまで無関心だった他の所有者も『そういえばおかしいぞ？』と気付き始めました。５人、６人、と集まってきます。
結局この日は４名が集まり、ヒアリングさせて頂きました。
一通り全体の流れと進むべき道を提示し、皆さん一様に理解されたようでした。
このマンション、財政や建物の劣化状況からみれば、課題は山積みです。しかし小規模マンションの良さか、管理組合のメンバーがこの件をきっかけに結束を強め、コミュニケーションが会合の中で１分単位で深まっているのを見ると、組合としてのハートはこれからもっと強くなりそうです。
危機的状況でも、最後は笑顔で『皆でやりましょうね！』
雨降って地固まる、のスタートに立ったような感じです。
最後に。
会合の中である所有者が、
『あの理事長が全て悪い』
と憤っていたので、私は一言、
「その『悪い』の１０分の一は『自分』に向けてください。無関心だったあなたも犯人の一人です。」
さぁ、これから前に進むしかありません、頑張りましょう！！
2008年07月06日
第一回目の理事会で、、、
昨日は、顧問先のマンションで新理事会役員による第一回目の理事会がありました。
理事の皆さん、お互いに顔見知りでないため若干緊張気味でしたが、
メルすみごこち事務所の定番グッズ
「理事の役割や心得」
「具体的理事会の進め方」
を手本にレクチャーさせて頂き、館内も見学したころには、気持ちがほぐれてきました。
このマンション管理組合では、新理事会になってすぐに
「夏のイベント」が大きな議案となります。
これは昨年から実施した管理組合の懇親を目的とした定期イベントです。
昨年はこんなことをやりましたよ、何人集まりました、流れはこんな感じで、、、
と、作成した資料を提示しながらイメージをつかんでもらいます。
昨年と同様の企画をすべて実施する必要はありません。
良いものは踏襲し、新たなイベントを追加しても良いです。
何か新しいことやりませんか？と私がいつものように働きかけると、皆さん真剣に考えます。
そしてたまたま私が先日のブログに書いた、
「別マンションでの理事による魚の解体ショー」のことを話したら、
ある理事が、
「ボク、それやります」
ここが今日の理事会で一番盛り上がりました。
イベント当日はこの「魚理事さん」と理事長とで横浜の市場で活きの良い魚を仕入れ、懇親会に華を添えます。
その他上階での花火見物や食事、ビールサーバーやミニバーテンダー派遣など、今年も盛り上がりは必死です。
追伸 イベントのために会社を休むことが決定した理事の○○さん、当日はお酒をガンガン飲んでください！
